担当者しか分からない
顧客対応や案件の状況が個人の記憶や端末の中にあり、引き継ぎに時間がかかる。
APEXIA NEXUSCONNECT. BUILD. EVOLVE.ちょっと聞いてみる APEXIA NEXUSへ戻る会社の仕事を、
NEXUS顧客案件担当者予定進捗支払い
BUSINESS SYSTEM / DX
中小企業向け業務システム開発｜函館・全国対応
会社の仕事を、
ひとつにつなぐ。
顧客、案件、担当者、予定、進捗、支払い、写真、資料、通知。バラバラの情報を、企業ごとの仕事の流れに合わせた業務システムへまとめます。
業務フロー設計顧客・案件管理スマホ・PC対応権限管理継続改善
BUSINESS FLOW MAPAPEXIA NEXUS
NEXUS顧客案件担当者予定進捗支払い
01 / UNDERSTAND
情報ではなく、“確認”が増えていませんか？
情報が複数の場所に分かれると、探す、聞く、転記する、伝える作業が増えます。人の注意力だけで支えるのではなく、情報が自然に流れる仕組みに変えます。
確認と転記が多い
同じ内容を複数の表や連絡ツールへ入力し、間違いがないか何度も確認している。
作業漏れに気づけない
期限や担当が見えにくく、問題が起きてから未対応に気づくことがある。
02 / CONNECT
業務の流れそのものを設計する。
既製品に仕事を無理に合わせるのではなく、今の業務を整理し、残す・まとめる・自動化する範囲を決めてから構築します。
顧客・案件管理
基本情報、対応履歴、案件の状態を関係者が同じ画面で確認できます。
担当・進捗管理
誰が、何を、どこまで進めたかを整理し、次に必要な行動を見える化します。
予定・タスク管理
スケジュールと作業をつなぎ、期限や対応予定を確認しやすくします。
支払い管理
請求や支払いの状態を案件・顧客情報とつなげて管理します。
写真・資料管理
案件ごとの写真やファイルを、必要な人が探しやすい場所へまとめます。
通知・権限管理
必要なタイミングで必要な人へ知らせ、役割に応じて見える情報を調整します。
POINT
高機能より、毎日使えることを優先します。
機能を増やすことが目的ではありません。入力する人、確認する人、管理する人が迷わず使え、情報が止まらないことを大切にします。
SCOPE / 制作範囲
開発する機能と、運用で決めること。
一つの案件を受け付けてから完了するまでを確認し、画面・データ・権限・連携の範囲を決めます。機能を並べるだけでなく、担当者が次に何をするかまで整理します。
- 画面・項目・権限
- 顧客・案件・予定・進捗などの管理対象と、入力・確認・承認する役割を整理します。見るだけの人と変更できる人を分け、必要な履歴も決めます。
- 既存データの移行と外部連携
- Excelの列、重複、過去履歴、利用中の会計・通知サービスを確認します。取り込み方や連携の可否は環境によって異なるため、少量のデータで確認して範囲を決めます。
- 試行・切り替え・運用支援
- まず一つの業務で入力から完了までを試します。差し戻し・保留・担当者不在も確認し、正式に使い始める日と問い合わせ先を決めます。
相談前に用意するもの
個人情報や機密情報を隠した管理表の見本と、困っている作業を一つご用意ください。機能一覧や仕様書を完成させてから相談する必要はありません。
操作デモ / サンプルデータ
担当・期限・状態を、同じ案件で確認。
デモでは案件の選択、状態の変更、引き継ぎの操作を試せます。自社の業務ならどの項目が必要か、何を確認してから次へ進むかを考える材料にしてください。
デモでWORK FLOWを選ぶ
03 / EVOLVE
使う人と一緒に、仕事に合う形へ。
必要な機能を一度に押し付けず、今の業務を整理してから、使える形へ組み立てます。
課題を聞く
日々の管理方法と、特に時間がかかる作業を確認します。
業務を整理
情報の入口、担当、確認、完了までの流れを整理します。
仕組みを設計
必要な画面、項目、権限、通知を企業ごとに設計します。
構築・調整
実際の業務で迷わず使える画面と機能を実装します。
運用・改善
使い始めて見えた課題を確認し、継続的に改善します。
IN PRACTICE
業務システムを決める前に、仕事の流れを確かめる。
機能名だけでは、自社で使えるか判断できません。誰が入力し、次に誰が何を確認するのかを、一つの案件に沿って整理します。
自社開発事例：APEXIA WORK FLOW
顧客・案件・担当者・スケジュール・進捗を関連づける業務管理の事例です。予定の一覧だけでなく、その予定がどの案件に関係するか、次の担当は誰かというつながりを設計します。
業務管理システムの開発事例導入イメージ：一つの案件で試す
受付した案件に担当者と期限を設定し、作業中・確認待ち・完了を記録する流れから始めます。変更や保留が起きた場合も試し、必要な権限・通知・記録を決めます。
操作デモで流れを見る既存ツールとの役割を決める
Excel・会計ソフト・LINEなど、現在使っているツールを確認します。残す作業、移す情報、連携する範囲を分け、二重入力が増えない運用を考えます。
紙・Excel・LINEの整理方法導入イメージは機能や効果の保証ではありません。外部連携・データ移行・オフライン対応などの実装可否と範囲は、既存環境を確認して決定します。
相談前によくある質問
- 必要な機能が決まっていなくても相談できますか？
- はい。普段使う管理表や、確認に時間がかかる場面から整理できます。資料は個人情報・機密情報を隠した見本でも構いません。作る機能と、運用の見直しで対応する部分を分けます。
- Excelのデータは移行できますか？
- 列の意味、表記の揺れ、重複、保存形式を確認して判断します。必要な履歴と今後使う情報を整理し、少量のデータで取り込み・照合を行う方法を検討します。すべてのファイルをそのまま移せるとは限りません。
- スマートフォンからも使えますか？
- スマートフォンとPCでの利用を想定して設計します。現場の通信状況や端末、写真の扱い、入力する項目を確認し、担当者が使う場面に合わせた画面にします。
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「ここが面倒」から、
一緒に整理します。
導入や契約を決める前の段階で構いません。函館発・全国オンライン対応です。