どれが最新か分からない
同じ名前のExcelや印刷物が増え、更新された情報を探すところから始まる。
APEXIA NEXUSCONNECT. BUILD. EVOLVE.ちょっと聞いてみる APEXIA NEXUSへ戻る紙・Excel・LINE管理を、
NEXUS顧客情報スケジュール進捗支払い写真・資料社内通知
PAPER / EXCEL / LINE → ONE FLOW
紙・Excel・LINE管理の一元化と中小企業の業務改善
紙・Excel・LINE管理を、
ひとつの仕組みへ。
今のやり方をすべて否定するのではなく、残すもの、まとめるもの、自動化できるものを整理します。小さな『面倒』から、中小企業の業務改善を始めます。
紙管理Excel管理LINE連絡情報一元化中小企業DX
BEFORE → AFTERAPEXIA NEXUS
NEXUS顧客情報スケジュール進捗支払い写真・資料社内通知
01 / UNDERSTAND
一つひとつは小さくても、毎日続く。
探す、確認する、同じ情報を入力する、連絡を送り直す。分散した管理は、気づきにくい時間とミスの原因になります。
LINEで情報が流れる
重要な連絡や写真が会話の中に埋もれ、あとから探すのに時間がかかる。
同じ内容を何度も入力
紙からExcelへ、Excelから別の管理表へと転記が発生し、確認作業も増える。
02 / CONNECT
人を急がせず、情報の流れを変える。
誰が入力し、誰が確認し、次に何が起きるのか。業務の流れを見直して、必要な情報が一つの場所に集まる形を作ります。
情報の入口を統一
同じ内容を何度も入力せず、最初に登録した情報を必要な場面で使えるようにします。
最新版を一つに
複数のファイルを回さず、関係者が同じ最新情報を確認できる状態にします。
担当と期限を明確に
作業の担当者、期限、状態を見えるようにし、確認のやり取りを減らします。
必要な通知を自動化
更新や期限など、見落としたくない変化を必要な人へ知らせます。
スマホから確認
外出先や現場でも、権限に応じて必要な情報を確認・更新できます。
集計しやすいデータへ
日々の記録を後から集め直さず、判断に使える形でまとめやすくします。
POINT
今使っているExcelを見せるところからでも構いません。
システムの仕様を決めてから相談する必要はありません。『この表を毎日更新している』『このLINE連絡が面倒』という状態から、改善できる順番を一緒に整理します。
SCOPE / 制作範囲
紙・Excel・LINE、それぞれの役割を決める。
すべての道具を一度に変える必要はありません。同じ情報を何度も書いている場所を見つけ、正しい記録の置き場所と更新する人を決めます。
- 紙：残す記録と入力のタイミング
- 現場で必要な紙や原本を残すものは分けます。システムにも記録する場合は、誰がいつ入力するか、入力済みをどう確認するかを決めます。
- Excel：集計と元データを分ける
- 使い慣れた集計表を残す場合も、顧客名や案件の状態を別々に更新し続けない方法を考えます。元データの管理場所と、Excelへ渡す形式・タイミングを確認します。
- LINE：連絡と正式な記録を分ける
- LINEを知らせる入口として使い、案件の最新状態は共通の記録で確認する方法を検討します。自動通知や取り込みは、アカウントの種類と連携先の仕様を確認して判断します。
相談前に用意するもの
同じ情報を書き直している表や、探すのに困った連絡を一つ挙げてください。担当者への確認回数や転記箇所を整理し、試す範囲と切り替え方を決めます。
操作デモ / サンプルデータ
転記する前に、同じ記録を見に行く。
一つの案件で担当者と作業の状態を確認する操作デモです。今の紙や表と比べながら、まとめたい項目や残したい連絡方法を整理できます。
デモでWORK FLOWを選ぶ
03 / EVOLVE
小さな範囲から、無理なく変える。
必要な機能を一度に押し付けず、今の業務を整理してから、使える形へ組み立てます。
面倒を聞く
紙、Excel、LINEの使い方と困っている場面を確認します。
業務を分ける
なくせる、まとめる、自動化する、人が行う仕事に整理します。
流れを決める
情報の入口、確認、通知、完了までの流れを設計します。
使い始める
必要な範囲から導入し、実際の業務で使えるか確認します。
改善を続ける
使い方を見ながら、画面や機能をより分かりやすくします。
IN PRACTICE
紙・Excel・LINEの業務改善を、一つの流れで考える。
最初に決めたいのは、新しいツールの名前より『どの情報を正しい記録とするか』です。実際の開発事例と導入イメージを分けて、整理の進め方を紹介します。
開発事例：顧客・予定・進捗を関連づける
APEXIA WORK FLOWでは、顧客・案件・担当・予定・進捗をまとめて扱う設計を紹介しています。紙の記録、予定表、連絡が別々にある業務でも、まず何を案件にひもづけるかを考える参考になります。
APEXIA WORK FLOWの開発事例導入イメージ：転記が発生する場所を見つける
紙で受け付け、Excelへ入力し、LINEで担当者へ伝える業務を例に、同じ情報を何度書いているか確認します。受付番号・担当者・期限・状態を共通の記録にまとめ、通知にはその記録を確認する入口を付ける設計を検討します。
導入イメージ：試す範囲と切り替え日を決める
一つの業務で試し、入力漏れや保留案件も確認します。試行中はどちらを正しい記録にするかを決め、確認後に切り替えます。既存のExcelを集計用に残す場合も、元の情報が二重にならない役割を決めます。
業務に合わせたシステム開発掲載している導入イメージは、特定の企業で実証した改善実績ではありません。削減時間や売上の増加は示していません。実装範囲は現在の管理方法により異なります。
相談前によくある質問
- 紙やLINEをすべてやめる必要がありますか？
- ありません。紙で残す記録、LINEで知らせる内容、システムで管理する情報を分けます。大切なのは、最新版を確認する場所と更新する人を決めることです。
- どこから見直せばよいですか？
- 同じ内容を転記している表、担当者への確認が多い作業、情報を探し直す場面を一つ選びます。入力する人と確認する人の両方に話を聞き、日々繰り返す作業から優先順位を決めます。
- LINEとの自動連携はできますか？
- 利用中のLINEの種類、アカウント設定、連携先が提供する機能を確認して判断します。通知だけを行うのか、情報も取り込むのかを分けて検討し、連携が難しい場合は運用でつなぐ方法を考えます。
FREE CONSULTATION
「ここが面倒」から、
一緒に整理します。
導入や契約を決める前の段階で構いません。函館発・全国オンライン対応です。